Jak dyrektor działu firmy produkcyjnej oszczędził czas równy etatowi?

Współpracowaliśmy ostatnio z dyrektorem działu dużej firmy. Raportowanie uwierało go jak kamień w bucie.

Dlaczego?

W jego dziale nie ma dedykowanego analityka. Żeby dostać analizę, musiał albo prosić o pomoc osobę z innego działu, albo samemu ją przygotować.

Żadna z opcji się nie sprawdziła.

Odświeżanie danych było pracochłonne i awaryjne. Przez 2 tygodnie raport działał, a potem nagle odmawiał posłuszeństwa. Dyrektor, zamiast zajmować się analizą, sam musiał grzebać w Excelu. Nie mógł sobie na to dłużej pozwolić, bo miał mnóstwo projektów, którymi powinien się w tym czasie zajmować.

Dlatego przekazał nam proces raportowania.

Jak pomogliśmy firmie?

Przed współpracą firma robiła raporty w Excelu. Pracownik za każdym razem musiał ręcznie wyciągać i odświeżać dane wejściowe z systemu.

Musiał:

– zalogować się do systemu,
– pobrać dane,
– wygenerować plik np. CSV,
– zapisać go na dysku,
– odpalić Excela,
– wczytać plik,
– odświeżyć dane,
– zobaczyć, czy wszystko się zgadza,
– czasami zrobić tabelę.

Banalne czynności, ale miesięcznie kradły całe godziny.

Niestety, nie mogliśmy się bezpośrednio podpiąć do bazy danych (co byłoby najlepszym rozwiązaniem). Trafiliśmy na ograniczenia systemowe, do których musieliśmy się dostosować. Dlatego firma klienta sama przesyła nam dane potrzebne do stworzenia raportów w Power BI.

Jednak nie mogliśmy pozwolić, żeby pracownicy tracili swój czas na robienie tego ręcznie!
Dlatego podpowiedzieliśmy, jak to zautomatyzować. Dzięki użyciu jednej prostej funkcji, system sam wysyła nam maila z potrzebnymi danymi. Firma po prostu musiała wybrać dzień tygodnia i godzinę, kiedy automat będzie to robił za nich.

Stworzyliśmy też specjalny skrypt do zarządzania danymi, które otrzymujemy. Wszystkie informacje przetwarza całkowicie automatycznie. Błyskawicznie przygotowuje czytelne raporty bez ludzkiej ingerencji. Sprawdza też ewentualne błędy.

Następnie rozdziela dany typ raportu do konkretnych osób. Dzięki temu pracownicy nie są zalewani zbędnymi informacjami. Dostają tylko te zestawienia, których tak naprawdę potrzebują. Większość pracowników otrzymuje pliki w formie PDF, wygenerowane w Power BI za pomocą skryptu. Kolorowe wykresy i tabele sprawiają, że wszystko jest jasne i czytelne.

Dla osób decyzyjnych wystawiamy specjalny plik Power BI. Dzięki temu dyrektor nie tylko widzi czarno na białym wszystkie statystyki. Może też nimi zarządzać. Wystarczy kilka kliknięć, żeby pokazały się wybrane wskaźniki KPI (np. czas obsługi punktów dystrybucyjnych). Następnie sprawdza, który z punktów dystrybucyjnych ma najlepsze wskaźniki. Dzięki specjalnym filtrom może też zobaczyć, jakie konkretne wyniki mają poszczególni pracownicy z tego punktu dystrybucyjnego.

Bezcenne informacje do analizy. Teraz wystarczy, że dyrektor przeniesie metody, które stosują pracownicy z tego punktu dystrybucyjnego do punktu, który gorzej sobie radzi.

W najbliższym czasie planujemy udostępnić raporty przez platformę webową. Z raportów będzie można korzystać z każdego urządzenia (również z urządzeń mobilnych).

Jaki jest efekt naszej pracy?

Efekt podsumowuje sam klient: „czuję, że w końcu temat raportowania zszedł mi z głowy”
Firma nie musi teraz zatrudniać dodatkowego analityka, który by się tym zajmował. Jest to oszczędność czasu równa pełnemu etatowi. Co więcej, klient stwierdził, że wizualnie raporty w Power BI prezentują się o poziom wyżej niż te w Excelu.

Macie jakieś doświadczenia w zaoszczędzeniu czasu pracy?

Przykładowy raport sprzedażowy w Power BI dla firm produkcyjnych

Zobacz, poklikaj i sprawdź, czy to coś dla Ciebie

Zapisując się na newsletter wyrażam zgodę, na przetwarzanie i wykorzystywanie mojego adresu email podanego w powyższym formularzu, przez Antheap sp. z o.o. w celach marketingowych, a w szczególności w celu otrzymywania informacji o aktualnych usługach i promocjach. Mogę cofnąć zgodę w każdej chwili. Dane będą przetwarzane do czasu cofnięcia zgody. W newsletterze będziemy pisać o ciekawostkach związanych z raportowaniem w firmie produkcyjnej i nie tylko.

Odbierz raport

Dziękujemy!

Właśnie wysłaliśmy przykładowy raport na Twojego maila!